Werkwijze

Werkwijze rootsreis China

 

Voorbereiding en planning

Als u zich met uw gezin aan het voorbereiden bent op een rootsreis kunnen wij u helpen met het maken van een reisschema. China kent vele mogelijkheden, het is soms lastig om keuzes te maken over de route, het vervoer, eventuele excursies en de klasse hotels waarin u wilt verblijven.

Met onze jarenlange ervaring zijn wij de juiste personen om u daar mee te helpen. Wij nemen graag uitgebreid de tijd voor uw reis.

Stap 1 Aanvraag

Door middel van het invullen van het offerteformulier kunt u in grote lijnen aangeven wat uw wensen zijn. Ook kunt u ons een e-mail sturen waarna we contact met u opnemen om de reis verder te bespreken.  Uiteraard zijn wij iedere werkdag telefonisch bereikbaar van 09:00-17:00 , als u liever buiten kantooruren belt maken we daar een afspraak voor.  Als u zelf al een reisschema in gedachten heeft kunt u dit per e-mail naar ons sturen.Na ontvangst van uw aanvraag nemen wij telefonisch contact met u op om uw wensen door te sprekenTijdens dit kennismakingsgesprek horen we graag uw wensen voor de reis en kunt u vragen stellen waarna u binnen uiterlijk 1 week een vrijblijvende offerte ontvangt .

Stap 2 Ontvangst van reisschema met bijbehorende offerte

U ontvangt van ons een offerte met daarin het reisschema, de kosten van de reis, een tarief voor de vluchten en algemene informatie over wat wel en niet inclusief is.  Uiteraard horen we graag wat u van de offerte vindt en of u nog wijzigingen wilt aanbrengen. Deze zullen we in een nieuwe offerte verwerken. Voor het wijzigen van de offerte berekenen wij geen  kosten. Wij zijn pas tevreden als u het bent!
De mest contacten verlopen telefonisch of per e-mail maar u bent ook van harte welkom om voor een gesprek naar Soest (Liliane) of Giessenburg (Marjolein) te komen. Voor uit meerdere gezinnen bestaande groepen komen wij op verzoek ook graag bij u langs om de plannen door te spreken.

Stap 3 Boeking van de reis en de tickets

Als u helemaal tevreden bent en de reis wilt boeken, ontvangt u van ons een boekingsformulier. Na ontvangst is de boeking definitief en worden alle reserveringen bevestigd.   Wij adviseren de internationale vliegtickets tijdig te kopen, dit om een prijsstijging te voorkomen, het is mogelijk om eerst de tickets te kopen en daarna in alle rust verder te puzzelen met het schema van de reis.

Na ontvangst ontvangt u de factuur  (per e-mail) voor de aanbetaling , deze bestaat uit het volledige bedrag van de tickets en 20 % van de tourkosten, de restantbetaling dient u uiterlijk 7 weken voor vertrek te voldoen.

Stap 4 Verzamelen van de documenten voor het tehuisbezoek

De toestemming om het kindertehuis te bezoeken wordt door ons aangevraagd bij Civil Affairs in de hoofdstad van de provincie waar uw kind vandaan komt.

Na de definitieve boeking van de reis ontvangt u per e-mail het klantenformulier en kunt u beginnen met het verzamelen van de documenten en alle andere  gegevens.
Op het klantenformulier kunt u ook wensen aangeven, bijvoorbeeld  graag pleegouders/vaste verzorgsters of andere mensen wilt ontmoeten of een bepaalde plek (bijvoorbeeld vindplaats van uw kind) Alle relevante extra informatie als adressen, e-mailadressen , foto’s en telefoonnummers kunt u meesturen. Graag ontvangen wij PDF of jpg.  van de documenten.

Stap 5 Boekingsbevestiging voor de visumaanvraag

Zodra wij de kopieen van de paspoorten  van u hebben ontvangen ontvangt u van ons de boekingsbevestiging  vanuit China met daarop uw reisschema en alle bevestigde hotels.  Deze kunt u gebruiken voor de visumaanvraag welke u zelf dient te regelen. Alle informatie over de visumaanvraag vindt u via de link. 

Stap 6 Reisbescheiden

De reisbescheiden versturen we 2-3 weken voor vertrek. U krijgt van ons de volgende informatie

  •  E-tickets
  • Boekingsbevestiging
  • Reisinformatie
  • Telefoonnummers van de contactpersonen in China

1 week voor vertrek ontvangen we van het kindertehuis nog een korte update over uw bezoek en de wensen die u heeft aangegeven op het klantenformulier. Er zijn tehuizen die op alle vragen antwoord geven, andere tehuizen geven minder informatie. Deze antwoorden zeggen niets over het verloop van het bezoek, het is slechts een korte update .

Stap 7 Update tehuisbezoek

Ongeveer 1 week voor vertrek ontvangen we van het kindertehuis nog een korte update over uw bezoek en de wensen die u heeft aangegeven op het klantenformulier. Er zijn tehuizen die op alle vragen antwoord geven, andere tehuizen geven minder informatie. Deze antwoorden zeggen niets over het verloop van het bezoek, het is slechts een korte update .

Stap 8 Vertrek

Alles is geregeld, u gaat met een gerust gevoel op reis!
Onze agent in China heeft zeer uitgebreide ervaring met adoptiegezinnen en zal er alles aan doen om de reis perfect te laten verlopen. Uiteraard staan wij ook altijd voor u klaar bij eventuele problemen.

 

 

 

 

 

Rootsreizen Werkwijze rootsreis China

Bel mij terug

Wij kunnen u ook terugbellen om al uw vragen te beantwoorden. Laat uw gegevens achter en wij bellen u binnen 24 uur terug.

LOTUS TOURS

Wilt u meer informatie over deze of een andere reis ontvangen? Neem dan gerust contact met ons op via onderstaande gegevens.

Telefoon

+31 (0)35 – 5337781 Maandag t/m Vrijdag 09.00 -17.00

E-mail

Aangesloten bij